Bilgi Bankası: yapay zekâya firmanızı tanıtın

Bilgi Bankası, firmanızı anlatan bilgilerin toplandığı yerdir: fiyatlar, hizmetler, çalışma saatleri, adres, iade ve iptal koşulları, sık sorulan sorular. Yapay zekâ bir müşteriye yanıt verirken önce burada arar ve bulduğu bilgiye dayanarak yazar. Bulamazsa bilgi uydurmaması, konuşmayı ekibe devretmesi istenir ve soru Bilgi boşlukları listesine düşer.

Bilgi bankası nerede, kim görür?

Sol menüde Firma → Bilgi Bankası'yı açın. Firma menüsü ve bu ekran yalnız firma ayarlarını değiştirme yetkisi (settings.update) olan ekip üyelerine görünür. Hangi rolde bu yetkinin olduğunu roller ve yetkiler makalesinde anlattık.

Sayfanın solunda Web sitesi, Kaynaklar ve Kaynak ekle kartları, sağında Bilgi boşlukları ve Nasıl çalışır? kutusu bulunur.

Kaynak ekleyin: metin ya da web sayfası

1. Kaynak ekle kartında bir başlık yazın (ör. "İade koşulları", en çok 120 karakter).
2. Türü seçin:
   • Metin: bilgiyi doğrudan yapıştırırsınız. Paragraflar ayrı parçalara bölünür; her paragrafı tek bir konuya ayırmak aramayı kolaylaştırır.
   • Web sayfası (URL): tek bir sayfanın adresini verirsiniz, içeriği alınır.
3. Ekle ve indeksle'ye basın. İşlem bitince kaç parça indekslendiği yazar; kaynak işlenemezse hatanın nedeni gösterilir.

Kaynaklar tablosunda her kaynağın Tür, Durum (Bekliyor, İşleniyor, Hazır, Hata), Parça ve Kullanım sütunları vardır. Kullanım, kaynağın bir yazışmada ya da görüşmede kaç kez işe yaradığını gösterir. Bilgiyi değiştirdiyseniz yenileme düğmesiyle (Yeniden indeksle) kaynağı yeniden işleyin; çöp kutusu düğmesi kaynağı siler.

Arama şekli hesabınıza bağlıdır: bir OpenAI anahtarı tanımlıysa anlam araması, yoksa anahtar kelime araması yapılır. Anahtar tanımlamak için yapay zekâ sağlayıcısı bağlama makalesine bakın.

Sitenizi taratın

Anlatacağınız bilgilerin çoğu zaten web sitenizdedir. Web sitesi kartına sitenizin adresini yazıp Siteyi tara'ya basın. Tarama arka planda çalışır ve birkaç dakika sürebilir; bu sırada sayfa kendini yeniler.

• Sayfalar önce site haritasından (sitemap) bulunur; site haritası yoksa sitedeki bağlantılar izlenir.
• Giriş, üyelik, sepet, ödeme, hesap, arama ve etiket sayfaları, sayfalama adresleri ve dosyalar taranmaz.
• Sitenizin robots.txt dosyasına uyulur; kapatılan yollar atlanır.
• Her sayfanın asıl metni alınır; menü, üst ve alt bilgi, çerez uyarısı gibi tekrar eden kısımlar ayıklanır.
• Bir taramada en çok 50 sayfa bulunur.

Tarama bitince Sayfaları seç düğmesine basın. Hakkımızda, iletişim, hizmetler, fiyatlar, SSS, iade ve kargo gibi sayfalar işaretli gelir; ürün ve blog sayfaları işaretsiz gelir. Önerilenler, Tümü ve Hiçbiri düğmeleriyle seçimi hızlandırıp Seçimi kaydet deyin. Seçilen sayfalar arka planda indekslenir. İşaretini kaldırdığınız eklenmiş sayfa bilgi bankasından çıkar; seçmedikleriniz yeniden önerilmez.

Site taramasının sınırları

• Yalnız herkese açık web sitesi adresleri taranabilir; erişilemeyen adres için "Bu adrese erişilemiyor" uyarısı çıkar.
• Bilgi bankasına en fazla 5 site eklenebilir.
• Eklenen siteler haftada bir, gece kendiliğinden yeniden taranır. Metni değişen sayfa yeniden indekslenir, yeni sayfa Öneri sütununda "yeni" olarak görünür. Satırdaki takvim düğmesi haftalık taramayı kapatır ya da açar, yenileme düğmesi taramayı hemen başlatır.
• Siteyi silerseniz ondan eklenen bütün sayfalar da bilgi bankasından silinir.

Bilgi boşluklarını kapatın

Mesajlardaki otomatik yanıt ya da santral ses ajanı bir soruya bilgi bankasında karşılık bulamazsa soru Bilgi boşlukları listesine yazılır; aynı soru tekrar geldikçe sayısı artar. Sorunun yanındaki kalem düğmesi (Kaynak ekleyerek çöz) başlığı doldurup sizi Kaynak ekle formuna götürür; kaynağı eklediğinizde boşluk çözülmüş sayılır. İlgisiz soruları Yoksay ile listeden kaldırın.

Bilgi bankası nerelerde kullanılır?

• Mesajlar yapay zekâsı: WhatsApp, Telegram ve site sohbetindeki otomatik yanıt ile Mesajlar ekranındaki ✨ yanıt önerisi bilgi bankasında arar. Bunu Mesajlar → Mesaj ayarları penceresindeki Yapay zekâ yanıtlarında bilgi bankasını kullan anahtarıyla kapatabilirsiniz; varsayılan olarak açıktır. Ayrıntılar: Mesajlarda yapay zekâ.
• Santral ses ajanı: Santral modülünüzde yapay zekâ ses ajanı kullanılıyorsa, telefonda soru yanıtlayan ses ajanı aynı kaynakları kullanır. Santral tarafındaki bilgi bankası ekranında ayrıca ajanın sözlüğü bulunur.
• Canlı asistan: Kendi Asterisk santralinizle görüşme sürerken çağrı ekranındaki canlı asistan, konuşulan konuya göre bilgi bankasından öneri çıkarır ve aramaya izin verir.

Böylece bir bilgiyi tek yerde güncel tutarsınız; yazılı kanallar da telefon da aynı kaynaktan beslenir.

İpucu: Sitenizi taradıktan sonra sitede yazmayan ama sık sorulan bilgileri (randevu iptal koşulu, kargo süresi, ödeme seçenekleri) metin kaynağı olarak ekleyin. Bir hafta sonra Bilgi boşlukları listesine bakıp eksikleri tamamlayın.