Randevu asistanı nasıl kurulur?

Randevu asistanı, müşterinin WhatsApp ya da Telegram sohbetinde “randevu” yazmasıyla başlar. Asistan hizmeti, günü ve saati seçtirir, sizin eklediğiniz soruları sorar, gerekirse fotoğraf ister ve sonunda randevu talebini açar. Talep, ayarınıza göre ekip onayına düşer ya da hemen kesinleşir.

Asistan, sohbet akışları altyapısıyla çalışır. Akış düzenleyicisinin genel kullanımını Sohbet akışları yazısında anlattık; burada randevuya özgü ayarları ele alıyoruz.

Başlamadan önce

• En az bir aktif hizmetiniz olmalı. Bkz. Hizmetler ve hizmet kategorileri.
• WhatsApp Business hesabınız ya da Telegram botunuz bağlı olmalı.
• Ayarları değiştirmek için randevuları düzenleme yetkiniz olmalı.

Randevu asistanı ekranını açın

Sol menüde Randevular → Randevu asistanı'na tıklayın. Takvim, Hatırlatmalar ve Onay bekleyenler ekranlarının üstündeki sekme şeridinden ya da Onay bekleyenler sayfasının sağ üstündeki Randevu asistanı düğmesinden de geçebilirsiniz.

1. Randevu akışını oluşturun

Ekranın üstündeki kartta henüz akış yoksa Randevu akışı henüz yok yazar. Randevu akışını oluştur'a basın. Hazır “Randevu al” akışı oluşturulur, yayına alınır ve düzenleyicide açılır. Başlatma kelimeleri randevu, randevu al olarak gelir.

Hazır akış şu sırayla ilerler: hizmet seçimi, gün, saat, ad soyad, telefon, hizmete özel sorular, özet ve onay. Müşteri kaydınızda adı ve telefonu varsa bu sorular atlanır. Tek bir hizmetiniz varsa hizmet sorusu da atlanır.

Akış oluştuktan sonra kartta akışın Yayında ya da Taslak olduğu, başlatma kelimeleri ve kaç kişinin başlatıp tamamladığı görünür. Akışı düzenle düğmesi düzenleyiciyi açar.

2. Saatler ve onay

Soldaki Saatler ve onay kartında:

• Sohbetten randevu alınabilsin: asistanın ana anahtarıdır. Kapalıyken müşteri “randevu” yazsa da randevu akışı başlamaz; Telegram botunun menüsündeki Randevu al da “Şu an bot üzerinden randevu alınamıyor; ekibimize yazabilirsiniz.” yanıtını verir. Sürmekte olan bir randevu sohbeti yarıda kesilmez. Randevu akışını oluştur'a bastığınızda anahtar kendiliğinden açılır. Anahtar WhatsApp'ın form tabanlı randevu Flow'larını etkilemez; onları WhatsApp → Flow'lar ekranından yayından kaldırarak durdurursunuz.
• Ekip onaylasın (kapalıysa randevu hemen kesinleşir): varsayılan olarak açıktır. Açıkken talep Onay bekleyenler ekranına düşer. Kapalıysa randevu doğrudan takvime girer.
• Onaylanmayan talebi ekibe hatırlat: talep bu kadar saat onaysız kalırsa ekibe bir kez bildirim gider. Varsayılan 2 saattir, 1 ile 72 arasında bir değer girebilirsiniz.
• Serbest yazılanı yapay zekâ anlasın: müşteri tek mesajda hizmeti, günü, saati ve adını yazarsa bunlar yeniden sorulmaz; seçtiği saat doluysa uygun saatler gösterilir. Bunun için bir yapay zekâ sağlayıcısı bağlı olmalıdır: Yapay zekâ sağlayıcısı bağlama.
• Hizmetler: asistanda hangi hizmetlerin sunulacağını işaretleyin. Hiçbirini seçmezseniz bütün aktif hizmetler sunulur.
• Çalışma günleri: varsayılan pazartesi-cumartesidir.
• Başlangıç ve Bitiş: randevu verilecek saat aralığı. Varsayılan 09:00-18:00'dir.
• Aynı anda: aynı saate en fazla kaç randevu verilebileceği (1-50). Takvimdeki bütün randevular birlikte sayılır.

Asistan yalnız boş saatleri önerir. En erken saat, o andan bir saat sonrasıdır. Onay bekleyen talepler de saati doldurur; böylece iki kişi aynı saati alamaz. İptal edilen randevuların saati yeniden boşalır.

Onay ve ret mesajları

Onay mesajı ve Ret mesajı alanları, ekip karar verince müşteriye giden metinlerdir. Kullanabileceğiniz yer tutucular: {ad}, {tarih}, {saat}, {hizmet} ve {not}. {not}, reddederken yazdığınız gerekçeyle dolar. Alanı boş bırakırsanız hazır metin kullanılır.

Onaylı WhatsApp şablonunuz varsa WhatsApp onay şablonu ve WhatsApp ret şablonu seçimleri de çıkar. Müşterinin son mesajının üzerinden 24 saat geçtiyse WhatsApp'ta serbest metin gönderilemez; o zaman bu şablon gider.

Ayarları bitirince kartın altındaki Kaydet'e basın.

3. Sorular

Sağdaki Sorular kartında müşteriye hizmet seçildikten sonra sorulacak soruları eklersiniz:

1. Soru metnini yazın, örneğin “Şikayetiniz nedir?”.
2. Soru türünü seçin: Metin, Evet / Hayır, Seçenek ya da Fotoğraf / belge.
3. Sorunun hangi hizmette sorulacağını seçin. Tüm hizmetler her randevuda sorulur.
4. Zamanını seçin: Randevu alırken ya da Randevudan önce.
5. Seçenekli soruda seçenekleri virgülle yazın (en fazla 10 seçenek kullanılır).
6. Zorunlu kutusunu gerektiği gibi bırakın ve Soru ekle'ye basın.

Fotoğraf sorusunda müşteri sohbete fotoğraf gönderir; fotoğraf talebin ve takvimdeki randevunun ayrıntısında görünür. Sorular eklendikten sonra düzenlenemez; değiştirmek için soruyu silip yeniden ekleyin. “Randevudan önce” zamanlı sorular için bkz. Randevu öncesi form.

Müşteri tarafında ne olur?

Sohbetten randevu alınabilsin açıksa, müşteri “randevu” yazdığında ya da cümlesinde geçirdiğinde (“yarın için randevu istiyorum” gibi) akış başlar. Mesaj başlatma kelimesiyle başlamıyorsa ve içinde “iptal” ya da “ertele” gibi kelimeler geçiyorsa akış başlamaz; böylece randevusunu iptal etmek isteyen kişi yeni randevu akışına düşmez. Talep açılınca müşteriye “Talebiniz alındı!” mesajı gider; onay gerekmiyorsa randevu tarihi ve hizmetle birlikte doğrudan kesinleştiği bildirilir.