Randevu öncesi form ve randevu sonrası anket

Bazı bilgileri randevu alırken değil, randevuya yakın bir zamanda sormak istersiniz: onam, sağlık geçmişi, getirilecek belgeler gibi. Randevu öncesi form bunu sağlar. Randevudan sonra da müşterinin memnuniyetini ölçmek için hatırlatma kuralına anket bağlantısı ekleyebilirsiniz. Bu yazı ikisini birlikte anlatır.

Randevu öncesi form

Randevu öncesi form, “Randevudan önce” zamanlı soruların randevunun geldiği sohbette sırayla sorulmasıdır. Cevaplar randevuya yazılır.

Ne zaman çalışır?

• Yalnız WhatsApp ya da Telegram sohbetinden, randevu asistanıyla alınan randevularda çalışır. Takvimde elle açılan ya da entegrasyondan gelen randevulara form gitmez, çünkü sorulacak bir sohbet yoktur.
• Randevu kesinleşmiş olmalıdır: onay gerekiyorsa onaylanmış, iptal edilmemiş ve saati henüz gelmemiş.
• O hizmet için en az bir “Randevudan önce” sorusu olmalıdır. Soru yoksa form gitmez.

Kurulum

1. Randevular → Onay bekleyenler → Randevu asistanı ekranını açın.
2. Sağdaki Sorular kartında soruyu yazın, türünü ve hizmetini seçin.
3. Zaman olarak Randevudan önce'yi seçip Soru ekle'ye basın. Gerekirse birkaç soru ekleyin.
4. Soldaki kartın altındaki Randevu öncesi form bölümünde Ne zaman seçimini yapın: Randevu kesinleşince hemen, 2 saat önce, 6 saat önce, 1 gün önce, 2 gün önce ya da 3 gün önce.
5. Giriş mesajı'nı yazın. Formun ilk mesajıdır. Kullanabileceğiniz yer tutucular: {ad_soyad}, {tarih_metin}, {saat}, {hizmet_adi}. Boş bırakırsanız hazır metin kullanılır.
6. Kaydet'e basın.

Form ilk kez gönderildiğinde “Randevu öncesi form” adlı bir sohbet akışı kendiliğinden oluşur. Bundan sonra aynı bölümde Form adımlarını düzenle bağlantısı çıkar; teşekkür mesajı gibi metinleri oradan değiştirebilirsiniz. Akış düzenleyicisinin kullanımı için bkz. Sohbet akışları.

Gönderim ve takip

Sistem on dakikada bir zamanı gelen randevuları kontrol eder ve formu gönderir. Şu durumlarda form bekletilir ve sonraki turda yeniden denenir:

• WhatsApp'ta müşterinin son mesajının üzerinden 24 saat geçmişse. Müşteri yeniden yazana kadar beklenir.
• Müşteri o sırada başka bir akışın sorularını yanıtlıyorsa.

Randevuya bir saatten az kaldığında hâlâ gönderilemediyse form bırakılır. Takvimde randevunun ayrıntı kutusu formun durumunu gösterir: Randevu öncesi form gönderildi, cevap bekleniyor, Randevu öncesi form dolduruldu ya da Randevu öncesi form gönderilemedi. Form doldurulunca cevaplar aynı kutuda listelenir; ayrıca konuşmaya, kaç cevap alındığını yazan bir ekip notu düşer.

Sağlık bilgisi gibi hassas veriler soruyorsanız bu verileri nasıl saklayacağınızı ve müşteriyi nasıl bilgilendireceğinizi hukuk danışmanınıza danışın.

Randevu sonrası anket bağlantısı

Randevudan sonra müşteriye anket göndermek için ayrı bir ekran yoktur; bunu bir randevu hatırlatması ile yaparsınız. Anketler modülü paketinizde olmalıdır.

Kurulum

1. Önce Anketler bölümünde anketinizi hazırlayın ve anketin Bağlantılar ve QR ekranında Yeni bağlantı ile etkin bir bağlantı oluşturun. Anket yayında olmalıdır. Anketin dağıtımı yalnız “Randevu daveti” olarak ayarlıysa bu bağlantılar müşteride açılmaz; bu yüzden hatırlatma formunun listesinde çıkmaz.
2. Randevular → Hatırlatmalar'da Yeni hatırlatma'ya basın.
3. Anket bağlantısı listesinden bağlantıyı seçin. Listede yalnız müşterinin açabileceği bağlantılar çıkar: bağlantı açık, anket yayında ve dağıtımı QR / açık bağlantı ya da İkisi birden olmalı. Kurala kayıtlı bağlantı sonradan kapanırsa (ya da anketi yayından kalkarsa) düzenleme ekranında “şu an açılmıyor” notuyla görünür ve bağlantı yeniden açılana kadar bu hatırlatma gönderilmez; gönderim geçmişinde “Anket bağlantısı açılmıyor … hatırlatma gönderilmedi.” yazar.
4. Zamanlama'da sonra türünü seçin, örneğin 2 saat sonra ya da 1 gün sonra.
5. Mesaja {anket_linki} yer tutucusunu ekleyin. Örnek: {musteri_adi}, bizi tercih ettiğiniz için teşekkürler. Görüşünüz bizim için önemli: {anket_linki}
6. Kaydet'e basın.

Kişiye özel bağlantı

Mesaj giderken {anket_linki} her randevu için ayrı bir bağlantıyla dolar. Müşteri anketi açınca adı ve telefonu hazır gelir, yanıt o randevuya işlenir ve aynı randevudan ikinci yanıt alınmaz.

“Sonra” kuralları iptal edilen ve gelmeyen randevulara gitmez. Bu yüzden randevuya gelmeyen müşteriye anket gitmez. Gelen müşterinin randevusunu takvimde Tamamlandı olarak işaretlemeyi alışkanlık edinin.

Hatırlatma listesinde anket bağlantısı olan kuralların yanında anketin adıyla bir rozet görünür. Hangi müşteriye mesaj gittiğini Raporlar'daki Randevu Hatırlatmaları raporunda izleyebilirsiniz.